Інституційна діяльність
Пріоритетні інституційні завдання 2020 року
Завершення розробки, рецензування, погодження і публічне представлення Стратегії на 2020-2024 рр.
Розробка та ініціювання внесення змін до нормативно-правової бази, яка регулює діяльність Інституту

Підготовка та реалізація плану заходів на 2020 рік
Розширення мережі партнерських інституцій в Україні та за кордоном
Професійний розвиток команди
Укомплектування і зміцнення спроможності програмного, комунікаційного, інформаційно-аналітичного відділів, відділу правового забезпечення, відділу бухгалтерського обліку, адміністративного відділу та сектору публічних закупівель
Посилення комунікаційної складової заходів і проєктів
Розвиток власних комунікаційних платформ
Зміцнення інституційних комунікацій
Забезпечення ефективної роботи в умовах карантинних обмежень
Пошук приміщення державної форми власності для оренди з метою розміщення офісу установи (запити щодо оренди державного/комунального майна до ЦОВВ та місцевих адміністрацій — балансоутримачів можливих об'єктів оренди)
Забезпечення матеріально-технічної бази
Планування та розробка плану заходів на 2021 рік
Робота Українського інституту в умовах пандемії
Через карантинні обмеження, впроваджені в Україні та інших країнах світу навесні 2020 року, Інститут зміг реалізувати лише кілька офлайн-заходів, запланованих на перший квартал року.

Після перегляду державного бюджету України у квітні 2020 року фінансування Інституту було скорочене на 36%. Упродовж квітня-травня відбулося повне перепланування програмної діяльності, зокрема скасували більшість заходів і проєктів, які було неможливо реалізувати у зв'язку з карантинними обмеженнями; перевели низку проєктів онлайн або в гібридні формати; розпочали низку довгострокових програм.


Нова редакція плану заходів Інституту була затверджена у травні 2020 року і надалі коригувалась упродовж року відповідно до рішень міжнародних партнерів, запровадження нових карантинних обмежень у країнах діяльності Інституту, зміну термінів проведення запланованих заходів та інші об'єктивні обставини. Водночас, Інститут запровадив можливість дистанційної роботи для працівників, організував робочий процес відповідно до законів України, постанов Кабінету Міністрів і наказів МЗС про протидію поширенню коронавірусної хвороби, а також провів тренінги щодо інструментів дистанційної офісної роботи.

В цілому Інститут швидко адаптував роботу до умов карантинних обмежень, оперативно розробив кілька альтернативних планів діяльності, які враховували можливі ризики для впровадження заходів і проєктів.


Партнерства та співпраця з іншими інституціями
У 2020 році Інститут розширив мережу партнерських інституцій в Україні і за кордоном, зокрема уклав меморандуми й угоди про співпрацю з низкою інституцій.

Український інститут набув інституційного членства в міжнародних професійних мережах з культурної і публічної дипломатії: Глобальній мережі публічної дипломатії (GPDNet) та Міжнародному альянсі з дослідження культурних відносин (ICRRA). У січні 2020 року генеральний директор Інституту Володимир Шейко взяв участь у щорічній Асамблеї GPDNet в м. Доха (Катар), де презентував діяльність установи та започаткував взаємодію з членами мережі.
В рамках ICRRA Інститут виступив співорганізатором і учасником міжнародної онлайн конференції «Культурні відносини і криза» (жовтень 2020 року), присвяченій викликам, які постали перед державними та недержавними інституціями культури і культурної дипломатії в різних регіонах світу. Розпочалась робота над створенням єдиної бази даних ICRRA, що акумулює дослідження та аналітику, необхідні членам мережі для ефективного планування своєї роботи і налагодження міжнародних контактів.

Загалом представники Українського інституту протягом 2020 року взяли участь у 73 публічних заходах (на додачу до тих, які були безпосередньо організовані Інститутом).




Співпраця з Міністерством закордонних справ
У другому півріччі 2020 року за сприяння МЗС відбулось налагодження системної та прямої комунікації і взаємодії між Українським інститутом та закордонними дипломатичними установами (далі - ЗДУ) України. У серпні усім ЗДУ були надіслані ключові документи, що регламентують діяльність Інституту (стратегія на 2020-2024 рр., звіт за 2019 рік, план заходів на 2020 рік), а також доручення призначити контактну особу для комунікації з Інститутом.


Спільно з МЗС Інститут провів опитування ЗДУ щодо потреб у сфері культурної дипломатії та очікувань від співпраці з Інститутом. Частина результатів опитування були використані в публічних комунікаціях; повна версія звіту доступна для внутрішнього використання. На основі звіту Інститут розробив методичний посібник з культурної дипломатії, а також провів серію тренінгів та презентацій для ЗДУ. Окрім того, Інститутом налагоджена регулярна комунікація та консультації з ЗДУ щодо можливих спільних проєктів, змістового наповнення заходів тощо. Планування заходів та проектів Інституту на 2021 рік відбувалось у координації з ЗДУ у відповідних країнах.

Керівництво Інституту взяло активну участь у розробці стратегії публічної дипломатії МЗС.

Середньострокова стратегія 2020-2024
Середньострокова стратегія Українського інституту на 2020-2024 рр. була оприлюднена і введена в дію у липні 2020 року. Стратегія визначає місію, візію, стратегічні цілі, програмні завдання, формати та напрями роботи, пріоритетну географію, методику моніторингу та оцінювання, а також інші параметри діяльності Інституту на п'ятирічний період.

Робота над створенням документу тривала майже два роки. До роботи над стратегією були залучені зацікавлені сторони Інституту в Україні і за кордоном, зокрема Міністерство закордонних справ та інші органи влади, державні культурні інституції; представники недержавного сектору культури та креативних індустрій; представники громадянського суспільства та ЗМІ; закордонні партнери та представники іноземних інституцій культури, освіти і науки; представники бізнесу; організації закордонних українців. Стратегія також пройшла зовнішнє рецензування низки українських та іноземних експертів.



Стратегія
Українського
інституту
Стратегія була затверджена на засіданні Наглядової ради Інституту 25 червня 2020 року (протокол №26), погоджена Міністром закордонних справ України 30 липня 2020 року і введена в дію наказом державної установи "Український інститут" від 31 липня 2020 року № 132.

У липні за підтримки Українського кризового медіа-центру Інститут провів чотири тематичні презентації, присвячені Стратегії Інституту на 2020-2024 рр., стратегічним питанням культурної дипломатії України в контексті її зовнішньої політики за участі
дипломатів та провідних експертів у цій галузі (презентації переглянули більше 15 тисяч глядачів, а охоплення проєкту перевищило 50 тис. осіб). Це дозволило ввести поняття культурної дипломатії в активний публічний обіг, підняти видимість цієї проблематики в професійних та експертних колах і підготувати інформаційне поле для Міжнародного форуму культурної дипломатії, який зібрав масштабну аудиторію учасників у листопаді.





Робота над нормативно-правовою базою
Упродовж року тривала розробка і внесення змін до низки нормативно-правових актів, які регулюють діяльність установи.
Проєкт змін до постанови КМУ від 11.10.2016 р. № 710 «Про ефективне використання бюджетних коштів», в частині зняття заборони для Українського інституту проводити заходи, присвячені річницям та іншим пам'ятним датам.
Проєкт змін до постанови КМУ «Про внесення змін до Порядку використання бюджетних коштів, передбачених у державному бюджеті для реалізації заходів і проєктів Українського інституту».
У зв'язку із прийняттям Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо державної підтримки культури, туризму та креативних індустрій» Інститут ініціював внесення установи до Переліку надавачів бюджетних грантів.
Проєкт Порядку організації поїздок іноземних та українських експертів.
Затверджена нова редакція Статуту Інституту, в якій деталізовані та приведені у відповідність до вимог законодавства завдання і функції Інституту, конкретизовані повноваження Наглядової ради, деталізований порядок проведення конкурсів на посади керівників закордонних філій тощо.
Фінансові показники
Виконання кошторису Українського інституту за 2020 рік склало майже 90 відсотків, враховуючи скорочення у квітні 2020 року фінансування на 36 відсотків. Протягом 2020 року було здійснено 77 процедур публічних закупівель в електронній системі ProZorro, серед них: відкриті торги — 18, переговорна процедура — 53, спрощені закупівлі — 6. Загалом у 2020 році укладено 174 договори.
Станом на 1 січня 2020 року Міністерством закордонних справ затверджено кошторис Інституту на загальну суму 78 429,4 тис. грн
2 506,1 тис. грн
Робочі відрядження
37 474,7 тис. грн
Реалізація заходів і проєктів
38 448,6 тис. грн
(заробітна плата, нарахування на заробітну плату, відшкодування комунальних послуг, придбання товарно-матеріальних цінностей, оплата послуг, крім комунальних)
Утримання установи
На підставі змін до Закону про державний бюджет України у квітні 2020 року відбулося зменшення видатків Інституту за бюджетною програмою 1401110 на суму 28 970,7 тис. грн
17 237,4 тис. грн
Фінансування заходів і проєктів скорочено на
9 733,3 тис. грн
Утримання установи скорочено на
2 000,0 тис. грн
Робочі відрядження скорочено на
Виконання кошторису за 2020 рік склало 89,3% (44 522,1 тис. грн)
%
74,1
264,6 тис. грн
Робочі відрядження
%
98,3
24 957,3 тис. грн
Утримання установи
%
19 300,2 тис. грн
80
Реалізації заходів і проєктів
Професійний розвиток команди
У рамках Програми трансферу знань з публічної дипломатії, яка фінансується Американськими радами з міжнародної освіти та Посольством США в Україні відбулися такі заходи:
тренінг «Ефективні управлінські комунікації» (для керівництва)
тренінг «Ефективні комунікації у команді» (для всіх структурних підрозділів)
стратегічна сесія з розробки моделі поведінкових компетенцій та взаємодії між структурними підрозділами
Чотири працівники отримали сертифікати про проходження онлайн курсів з питань публічної дипломатії USC Center on Public Diplomacy at the Annenberg School Університету Південної Каліфорнії (США) за темами:
Audience Insights for Public Diplomacy Strategy
Monitoring and Evaluation of Public Diplomacy Campaigns
Проведено онлайн навчання команди (модульний навчальний курс) для підвищення навичок роботи з Office 365 «Використання і огляд можливостей Office 365».
Члени тендерного комітету підвищували рівень професійної компетенції за допомогою вебінарів та семінарів з питань публічних закупівель:
семінарі «Eliteclub закупівельника: оптимальні рішення для договорів про закупівлю»
вебінарі «Публічні закупівлі, контроль, відповідальність: нові правила, нові ризики»
Заступниця генерального директора Т.Філевська взяла участь у тематичному семінарі з питань лідерства жінок на дипломатичній службі за участі Надзвичайного і Повноважного Посла Великої Британії в Україні Мелінди Сіммонс. Генеральний директор В.Шейко на запрошення Аспен Інституту Київ взяв участь у 21-му семінарі «Відповідальне лідерство».